L’attuale normativa relativa alla conservazione sostitutiva facilita di molto l’operatività delle aziende che vogliono convertire i loro archivi cartacei in archivi digitali; si può affermare che l’era della de- materializzazione è sicuramente iniziata ed il mercato è pronto ad accoglierla.
Le aziende che vi approdano vi troveranno, tra i vari articoli, spunti di notevole interesse per reimpostare in modo più efficiente e funzionale la gestione della propria documentazione, in particolare per quella soggetta agli obblighi di legge. Inoltre, per la documentazione soggetta alla vidimazione, spesso se ne potranno trarre interessanti vantaggi anche sotto l’aspetto economico.
Le classi tipicamente destinate alla conservazione sostitutiva sono:
per le PMI: libri e registri contabili, ciclo attivo, ciclo passivo , ddt attivi
per le Utility: distinta meccanografica, ciclo passivo, contratti
per le Compagnie Assicurative: libri e giornali soggetti alla vidimazione
Legge 18 giugno 2009, n. 69
Pubblicata in G.U. n. 140 del 19 giugno 2009 - Supplemento ordinario n. 95)
Disposizioni per lo sviluppo economico, la semplificazione, la competitività nonché in materia di processo civile Nell’art. 33: il Governo sia delegato ad adottare, entro diciotto mesi dalla data di entrata in vigore della presente legge, su proposta del Ministro per la pubblica amministrazione e l'innovazione, di concerto con i Ministri interessati, uno o più decreti legislativi volti a modificare il Codice dell'amministrazione digitale (cd. C.A.D.), di cui al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 e, in particolare, a modificare la normativa in materia di firma digitale al fine di semplificarne l'adozione e l'uso da parte della pubblica amministrazione, dei cittadini e delle imprese, garantendo livelli di sicurezza non inferiori agli attuali.
http://www.parlamento.it/parlam/leggi/09069l.htm
DPCM 6 maggio 2009
Pubblicato in G.U. n. 119 del 25 maggio 2009
Disposizioni in materia di rilascio e di uso della casella di posta elettronica certificata assegnata ai cittadini. (09A05855)
http://www.governo.it/GovernoInforma/Dossier/PEC_cittadini/Dpcm_06052009.pdf
Dpcm 30 Marzo 2009
Pubblicato in G.U. del 6 Giugno 2009 n. 129.
Regole tecniche in materia di generazione, apposizione e verifica delle firme digitali e validazione temporale dei documenti informatici. (09A06300). Durata ventennale dei certificati di validazione temporale e alle aperture in merito all'uso di dispositivi automatici di firma. entreranno in vigore a 180 giorni dalla loro pubblicazione.
http://www.governo.it/GovernoInforma/Dossier/firma_digitale_regolamento/dpcm_20090330.pdf
Decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82
Pubblicato nella Gazzetta Ufficiale n. 112 del 16 maggio 2005 - Supplemento Ordinario n. 93 Codice dell'amministrazione digitale
http://www.parlamento.it/parlam/leggi/deleghe/05082dl.htm
Legge 28 gennaio 2009, n. 2
Pubblicata nella Gazzetta Ufficiale n. 22 del 28 gennaio 2009
Supplemento Ordinario n. 14. Conversione in legge, con modificazioni, del decreto-legge 29 novembre 2008, n. 185, recante misure urgenti per il sostegno a famiglie, lavoro, occupazione e impresa e per ridisegnare in funzione anti-crisi il quadro strategico nazionale. Inserisce un nuovo articolo (art. 2215bis) del codice civile. Il nuovo articolo 2215bis del codice civile italiano prevede l’apposizione della marcatura temporale e della firma digitale ogni tre mesi per la regolare tenuta informatica di libri, repertori e scritture. Rendere possibile una conservazione sostitutiva degli originali analogici unici a cura del "detentore" del documento cartaceo (o comunque a cura del responsabile della conservazione da lui nominato).
Decreto legge 29 novembre 2008, n. 185
Pubblicato nella Gazzetta Ufficiale n. 280 del 29 novembre 2008
Suppl. Ordinario n. 263/L Misure urgenti per il sostegno a famiglie, lavoro, occupazione e impresa e per ridisegnare in funzione anti-crisi il quadro strategico nazionale.
http://www.parlamento.it/parlam/leggi/decreti/08185d.htm
Legge 24 Dicembre 2007, n. 244
Pubblicata nella Gazzetta Ufficiale n. 300 del 28 dicembre 2007
Supplemento ordinario n. 285 Disposizioni per la formazione del bilancio annuale e pluriennale dello Stato (legge finanziaria 2008). http://www.camera.it/parlam/leggi/07244l.htm
Ne art. 1 commi 209-214 :stabiliva un obbligo generalizzato di fatturare elettronicamente per tutti i fornitori di amministrazioni dello Stato, anche ad ordinamento autonomo, e di enti pubblici nazionali.
http://www.scint.it/news_new.php?id=909
Circolare Agenzia delle Entrate n. 36 del 6 Dicembre 2006
Decreto ministeriale 23 gennaio 2004 - Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici e alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto.
http://www.agenziaentrate.it/ilwwcm/resources/file/ebf9d545c638a91/circolare_36.pdf
Circolare Agenzia delle Entrate n. 45/E del 19 Ottobre 2005
Decreto legislativo 20 febbraio 2004, n. 52 - attuazione della direttiva 2001/115/CE che semplifica ed armonizza le modalità di fatturazione in materia di IVA. http://dt.finanze.it/doctrib/SilverStream/Pages/DOCTRIBFrameset.html 1.10. Decreto Legislativo n. 82 del 7 Marzo 2005 Pubblicato Gazzetta Ufficiale del16 maggio 2005, n. 112 - S. O. n. 93 Codice dell’Amministrazione Digitale.
http://www.parlamento.it/parlam/leggi/deleghe/05082dl.htm
Decreto Legislativo n. 52 del 20 Febbraio 2004
Pubblicato sulla GU n. 49 del 28 Febbraio 2004
Attuazione della direttiva 2001/115/CE che semplifica ed armonizza le modalità di fatturazione in materia di IVA. http://www.camera.it/parlam/leggi/deleghe/04052dl.htm
Delibera CNIPA del 19 Febbraio 2004 n. 11
Pubblicata nella G.U. 9 marzo 2004, n. 57
Regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali - Art. 6, commi 1 e 2, del testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa, di cui al decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445.
http://www.cnipa.gov.it/site/_files/DELIBERAZIONE%2019%20febbraio%202004_v1.pdf
Responsabile della conservazione
- definisce/documenta/verifica il sistema di conservazione.
- organizza i supporti e rende disponibili le informazioni circa: contenuto, estremi identificativi del Responsabile e delle persone delegate, indicazione delle copie di sicurezza (n° e ubicazione).
- gestisce le procedure di sicurezza e di tracciabilità.
- mantiene un archivio del software dei programmi in gestione.
- adotta le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema di conservazione sostitutiva e delle copie di sicurezza.
- richiede la presenza di un pubblico ufficiale ove richiesto.
- definisce/documenta le procedure di sicurezza da rispettare per l'apposizione del riferimento temporale.
- verifica periodicamente, con cadenza non superiore a cinque anni, l’effettiva leggibilità dei documenti conservati provvedendo, se necessario, al riversamento diretto o sostitutivo del contenuto dei supporti.
Decreto Ministeriale dell’Economia e delle Finanze del 23 Gennaio 2004
Pubblicato sulla G.U. del 3/02/04
Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto.
http://www.cnipa.gov.it/site/_files/cd_Decreto%20del%20Ministero%20delle%20finanze%20del%2023%20gennaio%202004_c.pdf
Dpcm 13 Gennaio 2004 Pubblicato nella Gazzetta Ufficiale n. 98 del 27 Aprile 2004
Regole tecniche per la formazione, la trasmissione, la conservazione, la duplicazione, la riproduzione e la validazione, anche temporale, dei documenti informatici.
http://www.cnipa.gov.it/site/_contentfiles/01377400/1377423_dpcm%2013_01_2004.pdf
DPR 445 del 28 Dicembre 2000
Pubblicato nella Gazzetta Ufficiale n. 42 del 20 febbraio 2001
Supplemento ordinario n. 30 Disposizioni legislative in materia di documentazione amministrativa. (Testo A). http://www.parlamento.it/parlam/leggi/deleghe/00443dla.htm
Link di riferimento: school of management del politecnico di Milano
