Conservazione Sostitutiva dei libri e giornali

La necessità per le aziende di avviare un processo di dematerializzazione del proprio archivio amministrativo parte di solito dalla conservazione sostitutiva del libro giornale;

La normativa in essere, abbattendo in modo consistente le spese per le imposte di bollo, sta spingendo le aziende ad intraprendere la strada della conservazione sostitutiva.

La normativa a cui si fa riferimento è la seguente:

Riferimenti normativi

 L'art. 7, comma 2, D.M. 24 gennaio 2004 ha disposto che per i libri e i registri tenuti con modalità informatiche l'imposta di bollo di Euro 14,62 è dovuta ogni 2.500 registrazioni o frazioni di esse.

(La stampa cartacea invece prevede che l’imposta di bollo di euro 14,62 è dovuta ogni 100 pagine, indipendentemente dal numero di registrazioni presenti)

La risoluzione n. 161/E l'Agenzia delle Entrate dispone in modo definitivo che per registrazione si intende ogni singolo accadimento contabile, a prescindere dalle righe di dettaglio.

In particolare, per il libro giornale il singolo evento contabile è rappresentato da ogni operazione economica, rilevata in partita doppia, a prescindere dal numero di righe di dettaglio.

E’ agevole comprendere che le Aziende con poche registrazioni per pagina abbiano un immediato beneficio sull’imposta di bollo

per attivare il processo di conservazione sostitutiva è però necessario fare una comunicazione preventiva all'Agenzia delle Entrate di competenza.

Questa comunicazione deve essere spedita all’Agenzia delle Entrate la prima volta entro il 31 dicembre dell'anno precedente a quello che si vuole portare in conservazione ( ad esempio se si vuole conservare il libro giornale relativo all’ano 2011 la si deve presentare entro il 31 dicembre 2010)  e a regime entro il 31 gennaio dell'anno successivo

La comunicazione preventiva dovrà indicare:

• Numero presunto dei documenti che si prevede potranno essere emessi o formati durante l’anno

• Importo presunto dell’imposta calcolata ogni 2500 registrazioni

a fine processo occorrerà produrre anche la comunicazione consuntiva, che andrà presentata entro il 31 gennaio dell’anno successivo a quello di competenza e che dovrà indicare

• Numero effettivo dei documenti informatici emessi o formati durante l’anno

• Importo effettivo dell’imposta dovuta

• Estremi del pagamento dell’eventuale differenza di imposta o richiesta di rimborso o conguaglio