Cliente: Italcogim Vendite
Titolo: Ottimizzazione del servizio di stampa

Con un portafoglio di 1.000.000 di clienti e circa 3,5 miliardi di metri cubi annui, Italcogim Energie è uno dei principali operatori nel mercato italiano delle vendite di gas ai clienti finali.

Italcogim Energie aggrega 8 società di vendita di gas naturale (Italcogim Vendite, Arcalgas Energie, Camgas, Pitta gas, Doragas, Idrogasmetano e Sagas blu) confluite nel Gruppo Energie Investimenti insieme al marchio commerciale Gaz de France energY® (oggi GDF SUEZ Global Energy)

L’azienda conta complessivamente circa 220 dipendenti.

Premessa

Italcogim Vendite gestisce il suo ciclo di fatturazione suddividendo in tre momenti differenti le fasi che portano alla consegna finale della missiva contenente la bolletta. Più precisamente, tutta la produzione di billing viene segmentata in:

• 1° fase – “formatting”: gestione del flusso dati, impaginazione del layout secondo la normativa vigente, produzione di uno spool da portare in stampa

• 2°fase – “print”: stampa del supporto cartaceo con imbustamento della stessa secondo le regole postali e/o del recapitatore privato

• 3° fase – “delivery”: consegna della missiva

Le esigenze

Italcogim Vendite aveva l’esigenza di avere un partner flessibile per l’inoltro postale della corrispondenza outbound e per la produzione della documentazione interna:

• fatture consumi

• gestione della morosità

• stampe legate al mondo del marketing pre-sales e post-sales (stampa full color)

• stampe amministrative (libri e registri), fatture passive in PDF ( R-ENEL)

La criticità principale ruotava intorno a una duplice necessità:

• riuscire a evadere in tempi ristretti flussi documentali di diverse dimensioni (dalle 200 alle 50.000 missive) con la medesima attenzione e professionalità dei maggiori print provider presenti sul mercato del print & delivery

• trovare un partner affidabile in grado di gestire più canali di postalizzazione, che prevedevano confezionamenti diversificati e con regole distinte, per esempio posta massiva e recapitatore privato.

La soluzione

La soluzione proposta da Nuova CS viene accolta grazie alla struttura organizzativa dell’intero ciclo produttivo:

• il centro stampa, che prevede solo macchine a foglio, tutte modulari e ridondate; i tempi di attivazione della messa in produzione non superano mai le 4/6 ore dall’arrivo dei file trasferiti via SFTP

• il settore imbustamento, che dispone di una gamma di macchine imbustatrici in grado di soddisfare le più diverse esigenze di produzione: lotti piccoli, medi e grandi; la destinazione dei lotti di lavorazione è definita a priori seguendo la regola di “grandezza lotto/tempo di consegna”.

I tempi di stampa della fatturazione, che secondo le esigenze di Italcogim non dovevano superare i tre giorni dall’arrivo dei file, sono sempre stati rispettati, ottimizzando soprattutto il lavoro dei recapitatori privati, che prevedono dei confezionamenti personalizzati, per facilitare il recapito manuale.

Per la gestione della morosità è stato organizzato un servizio giornaliero con lotti inferiori alle 500 missive, onde rispondere adeguatamente a tutte le criticità possibili in questo settore molto delicato all’interno dell’area vendite.

La tecnologia di stampa full color è andata incontro alle richieste del reparto marketing, attivando procedure personalizzate per ogni singola campagna proposta e accogliendo le esigenze delle diverse strategie di marketing che di volta in volta si sono presentate; nello specifico, si tratta di campagne sia pre-sales che post-sales: dall’attivazione di nuovi clienti alla compilazione del contratto finale con il confezionamento del kit di benvenuto.

I numeri annuali

• 1.700.000missive legate alla fatturazione

• 40.000 missive destinate al marketing

• sla di fatturazione: x+3 e/o x+2

• sla di gestione morosità: x+3