Nuova CS è leader nel campo dell’archiviazione documentale. Per anni si è occupata di archiviazione dati su microfilm, acquisendo in tal modo la professionalità e la flessibilità che occorrono oggi per la gestione in outsourcing dei flussi documentali archiviati.

L’ultima evoluzione di questi servizi è il passaggio alla conservazione sostitutiva. Da sempre particolarmente attenta alle innovazioni tecnologiche e normative, Nuova CS si avvale di una struttura IT all’avanguardia nella produzione di immagini PDF con relativi indici, conformemente alle norme AIPA relative alla conservazione.

Nuova CS offre la gestione completa del ciclo documentale destinato alla conservazione sostitutiva:

• Trattamento informatico dei più frequenti files dati: .txt, PDF accompagnati da files indici, .xml

• Trattamento dei documenti cartacei tramite scanning

La flessibilità del servizio è garantita dalla gestione in house dell’intero ciclo, con evidenti risparmi di tempo ed energie per una corretta e sicura gestione del dato.

COME SI STRUTTURA IL SERVIZIO

SCANSIONE DOCUMENTALE
La dematerializzazione avviene tramite scanner Kodak a rotativa a elevata velocità e controllo qualità (risoluzione 200dpi, raddrizzamento delle immagini. pulizia dei bordi, ecc..). La rilevazione degli indici viene effettuata tramite lettura barcode, attraverso OCR o con data entry tradizionale.
In questa fase il cliente per qualsiasi motivo potrà richiedere la propria documentazione e riceverla entro 24 ore dalla richiesta.

CREAZIONE DELL’IMMAGINE PDF
Una volta formattato il dato, Nuova CS provvede a depositare le immagini documentali su web server entro 48 ore dall’arrivo del file, previa verifica del materiale elaborato.

CONSERVAZIONE SU WEB REPOSITORY
Una volta conclusa la fase di start-up, in cui vengono definite tutte le profilazioni documentali e di accesso al server, i documenti saranno disponibili per le consultazioni e le ristampe da parte dall’utente finale.

CONSERVAZIONE LEGALE
Le immagini firmate e marcate temporalmente saranno archiviate a carico del responsabile della conservazione, che dovrà garantire la loro leggibilità e riproducibilità per l’intero ciclo di vita del documento in outsourcing completo.

NUMERI

Pagine conservate: 3.000.000

APPLICAZIONI

Le applicazioni tipiche della conservazione sostitutiva sono:

• libri e registri contabili

• ciclo attivo

• ciclo passivo

• contratti

• documentazione amministrativa varia come corrispondenza

  
  

VANTAGGI

• La dematerializzazione comporta una decisa razionalizzazione degli spazi

• Estrema facilità di reperimento delle informazioni attraverso le consultazioni via web

• La conservazione in outsourcing, delegando a una terza parte la responsabilità dell’archivio, libera il Cliente dalla necessità di rimanere costantemente aggiornato in materia sia di normativa che di tecnologie informatiche

• Il processo che va dalla stampa in service del ciclo attivo all’archiviazione sostitutiva dello stesso, oltre che comportare uno sgravio totale delle attività, migliora la resa gestionale di questa classe documentale.