Cliente: Industrie Bialetti
Titolo: Ottimizzazione della gestione documentale : documenti outbound / inbound

Bialetti Industrie S.p.A. è la capogruppo italiana di un gruppo internazionale, leader mondiale nella produzione di pentolame e piccoli elettrodomestici, nonché produttore della celebre caffettiera. Nel corso degli anni, il Gruppo ha acquisito altre importanti realtà del settore, fra le quali Aeternum, Rondine, Girmi e Cem, ampliando ulteriormente la gamma di prodotti e l’offerta al pubblico.

La struttura commerciale del Gruppo, che copre tutti i principali mercati geografici, opera da una sede amministrativa e legale in Italia (Coccaglio, in provincia di Brescia) e da due sedi commerciali in Francia e Germania.

L’azienda conta complessivamente circa 810 dipendenti.

Le Esigenze

Bialetti Industrie ha deciso di riorganizzare l’intero ciclo della propria gestione documentale, nell’ottica di una graduale ma decisa de-materializzazione della propria documentazione amministrativa.
Il primo intervento ha coinvolto il trattamento del ciclo attivo (fatture clienti), quindi si è passati alla parte amministrativa (libri e registri) e infine si è ottimizzata la gestione della corrispondenza in inbound (ciclo passivo e allegati vari).

Corrispondenza in outbound: il ciclo attivo

Prima dell’intervento di Nuova CS, il ciclo attivo era organizzato secondo i seguenti passaggi:

1) formattazione del dato;
2) stampa delle fatture e postalizzazione con tariffa di posta prioritaria;
3) conservazione cartacea dei documenti.

Tale gestione, affidata al personale interno, comportava una certa dispersione di tempo. Le fatture venivano stampate in ritardo, con ripercussioni su tutte le fasi successive all’emissione della fattura: incassi, remissioni e ricerche.
La stampa interna, inoltre, non consentiva l’accesso alle tariffe postali più economiche (esempio Posta Massiva Omologata) o a soluzioni più innovative e più rispondenti alle esigenze della clientela (per esempio l’invio telematico del documento o l’accorpamento di più fatture indirizzate al medesimo destinatario).

Corrispondenza inbound: il ciclo passivo

Anche il ciclo passivo era gestito in modo tradizionale, con archiviazione cartacea della documentazione. La mole di documenti cartacei aumentava costantemente, aumentando le difficoltà sia di consultazione sia di gestione amministrativa della fattura (recupero dei dati, invii telematici di allegati alla fattura ecc.). Senza contare che la mole di carta comportava necessariamente l’ingombro di una grande quantità di spazio, con la conseguente congestione degli uffici amministrativi.
La de-materializzazione del cartaceo si è dimostrata la soluzione più razionale per superare tutte queste difficoltà gestionali.
Viene preso in considerazione anche l’outsourcing relativo al back office, sempre per snellire il carico di gestione.

Ottimizzazione dell’archivio amministrativo

Le modalità di consultazione e utilizzo dei libri e dei registri contabili, stampati su carta e conservati nei magazzini di deposito, non rispondevano alle esigenze amministrative dell’azienda. La de-materializzazione, abbinata alla conservazione sostitutiva, ha liberato gli spazi, facilitato il recupero delle informazioni e alleggerito gli oneri fiscali.

I vantaggi

La soluzione suggerita prevede la possibilità di accedere, tramite consultazione web, a un'unica banca dati centrale, in cui vengono depositate tutte le informazioni aziendali con le relative immagini documentali.

• Stampa e invio delle fatture attive in outsourcing: questa scelta produce un risparmio immediato in termini sia di denaro, dal momento che si possono postalizzare con tariffa di posta massiva anche i piccoli flussi, sia di tempo, perché oltre alla velocità nell’esecuzione (tre giorni per la consegna in Posta) si possono strutturare cicli di fatturazione anche giornalieri, con evidenti vantaggi per gli incassi.

• Invio telematico (PDF) delle fatture: questo servizio è attivabile, in sostituzione e/o in abbinamento con l’invio cartaceo, per tutti i destinatari che ne abbiano fatta richiesta. Oltre al risparmio di denaro, la rapidità con cui il documento giunge a destinazione produce evidenti vantaggi anche per il committente.

• De-materializzazione del ciclo passivo: le fatture passive, scannerizzate e indicizzate nel pieno rispetto della normativa sulla conservazione sostitutiva, vanno a costituire una banca dati facilmente accessibile al personale amministrativo: vengono così ottimizzate la veicolazione delle informazioni e la logistica documentale.

• conservazione sostitutiva e disponibilità del dato su web repository: la conservazione sostitutiva è l’atto finale che conclude e perfeziona il processo di de-materializzazione dell’archivio documentale: vengono archiviate le fatture attive, le fatture passive, gli allegati attivi e passivi, gli estratti conto bancari, i DDT e i libri contabili; quest’ultima classe documentale produce anche un risparmio sull’imposta di bollo. La profilazione del software di consultazione e le funzioni operative sono anche un utile strumento di lavoro per tutti gli operatori dell’area amministrativa.
  

I numeri

Nuova Cs , ogni anno archivia e conserva in modo sostitutivo:

• conserva sostitutivamente 300.000 immagini suddivise per le diverse tipologie documentali .
• stampa con frequenza giornaliera e con sla x+2 circa 25.000 fatture attive
• scansiona con frequenza settimanale e con sla x+4 circa 20.000 fatture passive